Droom je ervan anderen te inspireren terwijl je ook nog eens een fijn leven voor jezelf creëert?
Ben je ambitieus, missie gedreven en klaar om jouw grootse dromen waar te maken? Dan is dit artikel echt iets voor jou. Vandaag ga ik het hebben over een onderwerp waar veel ondernemers tegenaan lopen: effectief delegeren.
Als ondernemer wil je vaak alles zelf doen of in ieder geval op jouw manier, maar dat is niet altijd haalbaar en zeker niet de beste manier om je bedrijf te laten groeien. Door taken effectief te delegeren, bespaar je namelijk niet alleen tijd, maar verhoog je ook je productiviteit en versterk je je team.
Hier zijn 5 stappen om je taken effectief te delegeren en meer uit je werkdag te halen. En doe eens gek, neem gewoon vrij wanneer je wilt!
Voordat we naar die 5 stappen gaan, wil ik je erop wijzen om eerst je ideale workflow te bepalen. Welke processen moet jij echt zelf doen? Wat kan geautomatiseerd worden? En welke taken kun je uitbesteden? Dit moet je goed op een rijtje hebben voordat je gaat delegeren.
De valkuil is namelijk dat je haastig een freelancer of Virtual Assistant (VA) inhuurt om die taken over te nemen omdat je denkt: “Oké, hier heb ik geen tijd/energie voor. Het leidt me af van mijn creatieve projecten die juist meer omzet en klanttevredenheid opleveren”.
Maar hier zit een ‘maar’: stel je voor dat je besluit het proces van een nieuwe klant verwelkomen helemaal over te dragen aan je teamlid, maar dat proces is nog inefficiënt. Dan huur je iemand in om een inefficiënt proces over te nemen. Verbeter je eerst het proces, dan heb je misschien maar 2 uur per week iemand nodig in plaats van 4 uren. De bespaarde tijd kun je inzetten voor andere zaken die je Return on Investment (ROI) verhogen.
Snap je wat ik bedoel? Nu je dit proces hebt doorlopen en hebt besloten om te delegeren, kunnen we eindelijk beginnen met de stappen:
- Identificeer welke taken je gaat delegeren
Begin met een lijst van al je taken en processen. Kijk goed naar wat je dagelijks, wekelijks en maandelijks doet. Welke taken kun je loslaten? Denk aan routinetaken, administratieve klussen, of taken die niet per se door jou gedaan moeten worden. Door deze taken te identificeren, creëer je ruimte voor jezelf om te focussen op de strategische en creatieve onderdelen van je bedrijf.
Gebruik tools zoals Trello of Asana om je taken te categoriseren op basis van urgentie en belang.
- Kies de juiste persoon voor de taak
Het is belangrijk om taken toe te wijzen aan de juiste mensen. Kijk naar de vaardigheden en capaciteiten van je teamleden. Wie heeft de expertise of de potentie om een bepaalde taak over te nemen? Zorg ervoor dat je de taak toewijst aan iemand die er niet alleen capabel in is, maar er ook enthousiast over is. Dit zijn vaak de leukste mensen die ook gemotiveerd zijn hun skills te verbeteren en zo met je mee te groeien.
Houd regelmatig een teamcall om te bespreken wie welke taken op zich kan nemen. Dit schept verantwoordelijkheid en betrokkenheid binnen je team.
- Geef duidelijke instructies en verwachtingen
Zorg ervoor dat je duidelijke instructies en verwachtingen meegeeft bij het delegeren van een taak. Wees specifiek over wat er gedaan moet worden, hoe het gedaan moet worden en wanneer het af moet zijn. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat je team weet wat er van hen verwacht wordt.
Maak gebruik van een WOP (Workflow Operating Procedure) en leg de taken en processen vast in instructievideo’s. Heb je al een leeromgeving voor je klanten? Maak er ook eentje voor je team waar je alle instructievideo’s zet.
- Volg de voortgang en geef feedback
Delegeren betekent niet dat je de taak volledig loslaat. Het is belangrijk om de voortgang te volgen en regelmatig feedback te geven. Dit helpt je teamleden om te groeien en beter te worden in hun werk. Bovendien kun je zo nodig bijsturen om ervoor te zorgen dat de taak goed wordt uitgevoerd.
Plan wekelijkse of maandelijkse check-ins om de voortgang van gedelegeerde taken te bespreken. Gebruik tools zoals Slack voor snelle updates en communicatie.
- Vertrouw op je team
De laatste, en misschien wel moeilijkste stap, is loslaten. Vertrouw op je team dat ze de taken goed zullen uitvoeren. Dit betekent dat je hen de ruimte geeft om hun werk te doen en niet constant micromanaget. Je team zal zich hierdoor meer verantwoordelijk voelen en gemotiveerd zijn om hun beste werk te leveren.
Herinner jezelf eraan waarom je deze taak hebt gedelegeerd. Focus op de grotere doelen van je bedrijf en hoe je door te delegeren tijd vrijmaakt voor strategische groei.
Effectief delegeren is een skill die elke ondernemer moet ontwikkelen om hun bedrijf succesvol te laten groeien. Ik leer nog iedere dag. Door deze 5 stappen te volgen, bespaar je een shitload aan tijd, houd je energie over voor de leuke dingen, en krijgen jij en je team veel meer gedaan.
Met welke taak ga jij vandaag nog beginnen met delegeren?
Wil je meer tips over effectief delegeren en andere productiviteitshacks? Stuur een mail naar cheryll@buroflowmotion.nl of boek een call met me in via deze link.
Liefs,
Cheryll Jager,
Jouw Groeiregisseur
