Als (business)coach, trainer, online marketeer of kennisondernemer heeft de wereld van masterclasses en webinars waarschijnlijk geen geheimen meer voor jou. Webinars zijn een effectieve manier om potentiële klanten te bereiken en hen te overtuigen van de waarde van jouw coaching trajecten en trainingen. Maar soms voelt het onpersoonlijk: verkopen en coachen achter het scherm. Merk je dat je behoefte hebt aan echte en oprechte connecties. Elkaar tijdens een event ontmoeten.
“Some people look for a beautiful place.
Others make a place beautiful.”
Een online event zoals een webinar is iets heel anders dan een live event
Wil jij dat jouw (potentiële) klanten écht hun full potential benutten? Dat ze kennis met elkaar delen, elkaar maximaal boosten en ze in een waanzinnige magnetische flow zitten? Samen succesvolle resultaten boeken? Dan is een live event echt iets voor jou! Vooral als je op zoek bent naar een persoonlijke manier om vanuit oprechte verbinding jouw community én expertstatus te vergroten.
In dit artikel neem ik je mee in de uitdagingen en mogelijkheden van het organiseren van live evenementen. Daarnaast laat ik je zien wat het verschil is met het geven van webinars en masterclasses en wat de uitdagingen en valkuilen zijn.
De uitdagingen van live evenementen
Het organiseren van een live evenement is best een uitdaging. Er zijn verschillende dingen waar je rekening mee moet houden, zoals:
- Het vinden van de juiste locatie;
- Het opstellen van een realistisch budget;
- Het vaststellen van de randvoorwaarden waaraan het evenement moet voldoen;
- Bepalen wat je doet als – ondanks alle inspanningen – de aanmeldingen tegenvallen.
Daarnaast vergt het organiseren van een live evenement veel tijd en planning:
- Je moet rekening houden met de beschikbaarheid van de locatie;
- De beschikbaarheid van sprekers en andere betrokkenen;
- De logistieke planning van de dag zelf;
- En de (financiële)risico’s ligt velen malen hoger omdat veel externe schakels van invloed zijn op het succes in de voorbereiding, uitvoering en na afloop.
Als je dit voor het eerst doet, kan het nogal overweldigend zijn. Dat weet ik als event specialist met 16 jaar ervaring. Als salesmanager bij een van de grootste spelers in de Nederlandse eventbranche verzorgde ons eventteam jaarlijks 1.800 events. Kleine en grote events van A tot Z, voor particulieren, bruidsparen, mkb-bedrijven, overheden en multinationals. Daar komt nogal wat bij kijken.
“It always seems impossible until it’s done.”
Hoe een live evenement jouw conversie verhoogt
Maar het organiseren van een live evenement heeft ook voordelen! Zo biedt een live evenement de mogelijkheid om persoonlijk contact te maken met je community: je volgers, je klanten. Daardoor leren mensen je beter kennen, vertrouwen ze je eerder en is de kans groter dat ze (opnieuw) klant worden.
Door persoonlijk contact en interactie worden potentiële klanten gemakkelijker overtuigd van de waarde van jouw aanbod. Je prikkelt alle zintuigen en triggert alle neurologische niveaus van het denken, voelen en handelen van de bezoekers. En die triggers hebben invloed op hun perceptie en keuzes waardoor je maximale impact maakt. Mensen onthouden vaak niet wat je zegt, wel hoe ze zich bij jou voelden. Dat ervaar je het beste in real life.
En last but not least: beeldmateriaal. Iedere ondernemer is op zoek naar leuke content voor zijn of haar sociale media. Als jij zorgt voor een leuke locatie, dan is de kans groot dat mensen toffe foto’s maken en dit delen. Zo vergroot jij je bereik en expertstatus. (Vergeet die leuke fotograaf of fotogenieke locatie dus niet ?)
7 tips voor het organiseren van een succesvol live event
Wil jij ook een succesvol evenement organiseren? Dan heb ik hier nog wat tips voor je!
Bepaal je ideale doelgroep
en houd hier rekening mee bij het selecteren van een locatie en het bepalen van het programma. Dan past jouw aanbod als een jas en voelen (nieuwe) klanten zich op hun gemak.
Stel meetbare doelen vast
zodat je helder hebt wanneer het event een succes is. Evalueer dit in de debriefing. En wat je geleerd hebt, pas je direct toe bij het volgende event.
Zorg in ieder geval voor minstens één tof verrassingselement
zodat je het wow-effect creëert en mensen nog lang na het evenement positief over je praten.
Vergeet ook de promotie niet
Niet alleen vooraf, maar juist ook achteraf. Een juiste follow-up is een échte gamechanger als je een winstgevend event wil organiseren!
Maak een gedetailleerd draaiboek met voldoende tijd voor de organisatie zodat alles soepel verloopt op de dag zelf
Denk aan het lopen van de parkeergelegenheid, registratie van de gasten, het lopen van catering locatie naar de sprekerslocatie, voldoende toiletten, verzorgen van de dieetwensen, briefen van het personeel. Wat voor techniek is er op de locatie, wat voor muziek wil je, is er een scherm aanwezig? Zijn de sprekers ervaren, nemen ze eigen techniek mee of hebben ze begeleiding nodig? Hier kan ik een apart artikel over schrijven, want het is te veel om hierin mee te nemen. Er komt veel meer bij kijken dan je denkt.
Betrek je community
Vraag hen welke sprekers hun inspireren of welke onderwerpen zeker niet mogen ontbreken tijdens het event. Durf te vragen wanneer het event voor hun succes is. Zo voelt jouw community zich betrokken, ontstaat er waardevolle interactie en sluit jouw aanbod naadloos aansluit aan op hun behoeften.
En, onmisbaar: bouw een team om je heen!
Je kan niet tegelijkertijd de host, spreker, technicus, parkeerwacht, gastvrouw, contactpersoon voor de locatie, entertainer, cateraar ineen zijn. Een schaap met 5 poten bestaat niet. Een succesvol event organiseer je nooit alleen.
Zo zorg je ervoor dat niet alleen op het event, maar juist ook vele maanden daarna nieuwe klanten verwelkomt die ook echt bij je passen!
In één ochtend jouw eventstrategie: van online naar on-stage
P.S. Denk je al langer na over het organiseren van je eerste LIVE event of ben jij benieuwd hoe je jouw events naar het volgende niveau kunt tillen? Dan is de mastersessie “Jouw eventstrategie: van online naar on-stage” perfect voor jou! In één ochtend gaan we samen aan de slag om jouw event strategie helder te krijgen zodat je precies weet wat er allemaal bij komt kijken bij een event. En heb je een concreet stappenplan waar je zelf mee aan de slag kan. Met ruim 1.000 events weet ik precies wat er allemaal bij komt kijken. Voor kleine events van 20 personen maar ook van 2000 personen. Misschien denk je wel dat het voor jou alleen maar interessant wordt wanneer je 200 mensen in de zaal hebt, maar dat is niet zo. Voor 20 mensen kun je al hele toffe dingen doen waar je winstgevende resultaten mee boekt én impact maakt.
Heb je interesse en wil je meer weten? Klik hier voor het boeken van een call. Of stuur gerust een mailtje met je gegevens naar cheryll@buroflowmotion.nl dan neem ik contact met jou op.
“Unity is strength… when there is teamwork and collaboration, wonderful things can be achieved.”
