Als ondernemer ben je altijd op zoek naar manieren om efficiënter te werken en je productiviteit te verhogen. Als online ondernemer gebruik je ongetwijfeld al een aantal slimme tools om je dagelijkse bedrijfsvoering effectiever te maken. Maar gebruik je ook tools die je helpen je werkdag beter te stroomlijnen en je doelen te bereiken? Hier is een overzicht van mijn favoriete zeven essentiële tools die elke ondernemer wil gebruiken voor minstens 6 uur tijdwinst per week.
1. Trello of Asana voor taakbeheer en projectmanagement met je team en klanten
-
- Trello: is een visuele tool die gebruik maakt van borden, lijsten en kaarten om taken en projecten te organiseren. Ideaal voor ondernemers die graag een overzicht willen van al hun taken op één plek. Met Trello kun je taken eenvoudig slepen en neerzetten, deadlines instellen en samenwerken met teamleden. Misschien werk je al met je VA-team in Trello, maar wat veel ondernemers niet weten is dat je ook heel veel taken en handelingen kan automatiseren in Trello, waardoor je dagelijkse processen soepeler en sneller verlopen. Helemaal wanneer je dit koppelt met andere tools.
- Asana heeft nog meer functionaliteiten en biedt een meer gestructureerde benadering van projectmanagement met gedetailleerde taaktoewijzing, deadlines, projectplanning en voortgangstracking. Asana is ideaal voor grotere teams en complexere projecten die meer planning en organisatie vereisen. Daarbij heeft Asana ook waanzinnig veel integraties met andere CRM-tools zoals Monday, HubSpot en Microsoft Teams.
2. Slack voor teamcommunicatie
-
- Slack is een krachtige communicatietool die teamleden in staat stelt om snel en efficiënt te communiceren. Ik gebruik het ook wel als vervanger voor de mail en WhatsApp. Door kanalen in te stellen kun je met verschillende teams en zelfs klanten hierin alle communicatie plaatsen. Je kunt verschillende kanalen maken voor verschillende projecten of teams, direct berichten sturen en bestanden delen, audio’s inspreken, chatten. Slack integreert ook met vele andere tools zoals Google Drive, Trello en Asana, waardoor het een centrale snelle communicatie hub wordt.
3. Zapier voor automatisering
-
- Zapier is magisch. De mogelijkheden zijn ongekend. Je moet het een beetje zien als een tussenstation; het verbindt verschillende apps en automatiseert workflows tussen de apps. Dit betekent dat je repetitieve taken kunt elimineren door automatische triggers en acties in te stellen. Een praktisch voorbeeld: je kunt automatisch een Trello-kaart maken wanneer een nieuwe lead binnenkomt via je website of wanneer een klant een reviewformulier heeft ingevuld. Dan kun je ook instellen dat zodra er een kaart wordt aangemaakt in Trello er automatisch een gepersonaliseerd bericht uitgaat naar je (potentiële) klant. Dit bespaart je tijd en vermindert de kans op menselijke fouten.
4. Todoist voor effectief takenmanagement
-
- Todoist is absoluut een van mijn favoriete taakbeheer tools. De tool helpt je om al je taken en projecten te organiseren. Met Todoist kun je taken toevoegen, prioriteiten stellen, deadlines instellen en je voortgang bijhouden. Het heeft een schone, intuïtieve interface en synchroniseert naadloos over al je apparaten. Zodra je de tool opent zie je direct welke taken vandaag op de planning staan. Door een slimme inrichting met handige labels is dit echt een grandioze taakmanagement tool. Weg met die ellenlange traditionele to-do lijst.
5. Motion, AI tool voor effectief taakbeheer en planning
-
- Motion is echt een next-level AI-gedreven tool die helpt bij het plannen en beheren van je taken. Het analyseert je gekoppelde agenda en stelt AUTOMATISCH (hello extra tijd!) een planning voor je op. Je voert alleen je prioriteiten en deadlines in. Nooit meer zelf een planning maken! Love it.
6. CastMagic, AI tool voor videocontent snel omzetten naar tekstcontent
-
- CastMagic is een innovatieve tool die AI gebruikt om video- en audiocontent snel om te zetten in verschillende vormen van content, zoals blogs, social media posts en meer. Dit bespaart je enorm veel tijd en moeite, vooral als je regelmatig video- of audiocontent maakt en deze wilt hergebruiken voor andere platforms. Automatische transcripties met conversiegerichte tekstsuggesties voor bijvoorbeeld je podcast bio en shownotes. Highlights van je meest bold statements met timestamps zodat je snel kan doorverwijzen op de socials. Ik spreek vooral audio’s in waar ik het over wil hebben in mijn content op de socials, de outline staat, in mijn tone of voice en dan is het finetunen en plaatsen. Uiteraard kan je dit ook met ChatGPT, maar deze tool biedt zoveel opties dat het ook gelijk een inspiratiebron is voor andere nieuwe content. Alleen al met deze app besparen ik en mijn klanten zeker 2 uur per week aan schrijven.
7. Google Drive voor documentbeheer en samenwerking
-
- Google Drive is voor mij net als Outlook Office Cloud een essentiële tool voor documentbeheer en samenwerking. Snel en makkelijk documenten, spreadsheets en presentaties maken, opslaan en delen met je team. Met real-time samenwerking kunnen meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, wat natuurlijk de efficiëntie verhoogt en het teamwork verbetert.
Deze zeven tools helpen mij en mijn klanten om je werkdag bewezen efficiënter en effectiever te maken, minstens 6 uur per week aan tijd te besparen en je productiviteit te verhogen. Of je nu op zoek bent naar betere manieren om taken te beheren, communicatie te stroomlijnen of repetitieve taken te automatiseren, er is ALTIJD een tool die bij jouw behoeften past. Waar het verborgen goud en een shitload tijdwinst ligt, is om je processen eens flink onder een vergrootglas te leggen, en vanuit je meest ideale workflow, deze slimme tools aan elkaar te koppelen voor het compound effect. Behalve dat het je tijd oplevert, levert het je ook meer winst op. Je kosten voor je (VA)team kunnen omlaag en doordat jij je focust op die 1001 winstverhogende ideeën nu écht implementeren, gaat je omzet ook omhoog.
Met welke tool begin jij vandaag nog om te integreren in je dagelijkse workflow? Wil je ook minstens 6 uur per week tijdwinst zodat jij de tijd kan steken in je klanten en nieuwe winstverhogende projecten, maar heb je geen idee waar te beginnen omdat je agenda bomvol zit?
Join my Exclusive Monthly Meetup!
Iedere laatste maandag van de maand om 13.00 uur organiseer ik een online meetup waar je al je vragen 1:1 aan mij kunt stellen. Dit is jouw kans om persoonlijke tips en strategieën te krijgen die je direct kunt toepassen om je business naar een hoger niveau te tillen. Stuur een mail met ‘ik ben bij de meetup’ naar cheryll@buroflowmotion.nl om je plek te reserveren.
Is wachten tot de laatste maandag van de maand te lang? Plan dan hier je call met me in via deze link.
Liefs,
Cheryll Jager,
Jouw groeiregisseur.
